1. Wie zijn wij?
Het Scribe Collectief B.V.
Albrechtlaan 9
E-mail: info@hetscribecollectief.nl
Het Scribe Collectief biedt oplossingen om de administratieve last in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) te verlichten. Dit doen wij door middel van onze AI-tool Robin en door inzet van menselijke Scribes.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- Gegevens van cliënten (indirect, via zorgverleners):
Wij verwerken géén cliëntgegevens zelfstandig. Wanneer onze Scribes of onze AI-tool Robin worden ingezet, gebeurt dit altijd onder verantwoordelijkheid van de zorginstelling of behandelaar. - Gegevens van Scribes (medewerkers en kandidaten):
- NAW-gegevens, contactgegevens
- CV, sollicitatiegegevens en VOG
- Overige gegevens die nodig zijn voor uitvoering van de arbeidsovereenkomst of detachering
- Gegevens van zorgprofessionals (gebruikers van Robin of opdrachtgever):
- Naam en contactgegevens
- Gebruikersaccount en inloggegevens (bij Robin)
- Communicatiegegevens (zoals e-mails of feedback)
- Websitebezoekers:
- Technische gegevens zoals IP-adres, type browser, gebruiksstatistieken
- Cookies
3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Uitvoeren van onze dienstverlening (inzet van Scribes en gebruik van Robin)
- Verbeteren en optimaliseren van Robin en onze dienstverlening
- Beheer van arbeidsrelaties en sollicitatieprocedures
- Communicatie met zorginstellingen, cliënten en kandidaten
- Nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. bewaarplicht administratie)
4. Rechtsgrond van verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dit is toegestaan volgens de AVG:
- Voor de uitvoering van een overeenkomst (bijv. inzet van een Scribe of gebruik van Robin)
- Op basis van een wettelijke verplichting
- Op basis van toestemming (bijv. bij sollicitaties of gebruik van Robin in testfase)
- Voor gerechtvaardigde belangen, zoals kwaliteitsverbetering en interne administratie
5. Delen van gegevens met derden
Het Scribe Collectief deelt persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Voorbeelden:
- Zorginstellingen waarmee wij samenwerken
- Leveranciers van Robin (hosting via Microsoft Azure, ontwikkelpartners)
- Boekhouding en salarisadministratie
Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
- Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afloop van de procedure, tenzij toestemming is gegeven om langer te bewaren (max. 1 jaar).
- Medewerkersgegevens: conform wettelijke bewaartermijnen (meestal 7 jaar voor administratieve gegevens).
- Gegevens via Robin:
- Het Scribe Collectief zelf slaat geen audiobestanden, samenvattingen of transcripten permanent op in haar eigen systemen.
- De samenvatting die Robin genereert, wordt opgeslagen in Microsoft Azure (EU-datacenters) ten behoeve van de zorginstelling of behandelaar. Deze opslag is noodzakelijk zodat de gebruiker de samenvatting kan openen, bewerken en overnemen in het ECD.
- De verantwoordelijkheid voor de bewaartermijn van deze samenvattingen ligt bij de zorginstelling, die Robin inzet binnen haar zorgproces.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang. Voor Robin geldt specifiek:
- Audiobestanden en transcripten worden direct na verwerking verwijderd en niet bewaard door Het Scribe Collectief.
- De gegenereerde samenvattingen worden uitsluitend in Microsoft Azure (EU-datacenters) opgeslagen voor de klant.
- Het Scribe Collectief heeft geen toegang tot deze gegevens, tenzij de zorginstelling dit expliciet en tijdelijk toestaat (bijvoorbeeld tijdens een testfase of kwaliteitsverbetering).
8. Uw rechten
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of verzoeken om gegevensoverdracht.
Verzoeken kunt u sturen naar: info@hetscribecollectief.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand.
9. Wijzigingen
Het Scribe Collectief kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website.
10. Contact
Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@hetscribecollectief.nl. Indien u er met ons niet uitkomt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.