Het Scribe Collectief B.V.
Albrechtlaan 9
E-mail: info@hetscribecollectief.nl
Het Scribe Collectief biedt oplossingen om de administratieve last in de geestelijke gezondheidszorg (GGZ) te verlichten. Dit doen wij door middel van onze AI-tool Robin en door inzet van menselijke Scribes.
Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
• Gegevens van cliënten (indirect, via zorgverleners):
Wij verwerken géén cliëntgegevens zelfstandig. Wanneer onze Scribes of onze AI-tool Robin worden ingezet, gebeurt dit altijd onder verantwoordelijkheid van de zorginstelling of behandelaar.
• Gegevens van Scribes (medewerkers en kandidaten):
• Gegevens van zorgprofessionals (gebruikers van Robin of opdrachtgever):
• Websitebezoekers:
Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Uitvoeren van onze dienstverlening (inzet van Scribes en gebruik van Robin)
• Verbeteren en optimaliseren van Robin en onze dienstverlening
• Beheer van arbeidsrelaties en sollicitatieprocedures
• Communicatie met zorginstellingen, cliënten en kandidaten
• Nakomen van wettelijke verplichtingen (bijv. bewaarplicht administratie)
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer dit is toegestaan volgens de AVG:
• Voor de uitvoering van een overeenkomst (bijv. inzet van een Scribe of gebruik van Robin)
• Op basis van een wettelijke verplichting
• Op basis van toestemming (bijv. bij sollicitaties of gebruik van Robin in testfase)
• Voor gerechtvaardigde belangen, zoals kwaliteitsverbetering en interne administratie
Het Scribe Collectief deelt persoonsgegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Voorbeelden:
• Zorginstellingen waarmee wij samenwerken
• Leveranciers van Robin (hosting via Microsoft Azure, ontwikkelpartners)
• Boekhouding en salarisadministratie
Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:
• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afloop van de procedure, tenzij toestemming is gegeven om langer te bewaren (max. 1 jaar).
• Medewerkersgegevens: conform wettelijke bewaartermijnen (meestal 7 jaar voor administratieve gegevens).
• Gegevens via Robin:
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang.
Voor Robin geldt specifiek:
• Audiobestanden worden direct na verwerking verwijderd en niet opgeslagen.
• Zowel het transcript als de samenvatting worden tijdelijk opgeslagen (maximaal zeven dagen) in de beveiligde Microsoft Azure-omgeving (Zweden).
• Deze opslag vindt plaats binnen de EU en voldoet aan de eisen van de AVG, NEN 7510 en ISO 27001.
• Het Scribe Collectief heeft geen toegang tot deze gegevens, tenzij de zorginstelling dit expliciet en tijdelijk toestaat (bijvoorbeeld tijdens een testfase of kwaliteitsverbetering).
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of verzoeken om gegevensoverdracht.
Verzoeken kunt u sturen naar info@hetscribecollectief.nl. Wij reageren uiterlijk binnen één maand.
Het Scribe Collectief kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website.
Heeft u vragen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via info@hetscribecollectief.nl.
Indien u er met ons niet uitkomt, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.