Verhalen
uit de praktijk

Met de komst van het EPD is de digitale registratie van patiëntgegevensgerealiseerd. Voorlopig, leidt het EPD echter tot toename van tijd diegespendeerd wordt aan registratie. Dit zorgt ervoor dat zorgverleners een grotewerkdruk ervaren. Het kan leiden tot overbelasting van zorgverleners,verminderde kwaliteit van zorg, vermoeidheid en burn-out, en kan de efficiëntieen effectiviteit van zorgverlening belemmeren.

De Scribe levert mij 2 uur per dag extratijd op. Ik zie daardoor 4 patiënten extra en worden de wachtlijsten verkort.Ik loop niet meer achter met mijn brieven en ervaar minder werkdruk. Ook kan ikcollega's extra ondersteunen en heb ik tijd voor andere taken. Daar ben ikontzettend blij mee en gun iedere zorgverlener een Scribe. Daarnaast is hetvoor de student ook een leerzame bijbaan en doet al veel praktijkervaring op.Een win-win-win-situatie.''

‍

Welke effecten zijn duidelijk zichtbaar door de inzet van Scribes op de afdeling?

Het is een waslijst aan werkzaamheden die de Scribes overnemen. Zowel voor, tijdens als na het consult nemen de Scribes een groot deel van de administratie over. Dit bespaart ons ontzettend veel tijd.

Het grootste effect is de rust die het ons geeft tijdens het spreekuur. Ik kan alle aandacht aan de patiënt of ouders geven. Dat maakt het gesprek persoonlijker, maar ook veel efficiënter. We zijn na het spreekuur veel minder tijd kwijt aan de taken die hieruit voortvloeien, zoals de consultaanvragen, DBC-registratie.

De samenwerking met de Scribes loopt zo goed, dat we daardoor ook extra patiënten kunnen inplannen. De wachtlijst wordt korter.

We zijn vanuit onze afdeling continue bezig met het verbeteren van de samenwerking met de Scribes. Hiervoor heb ik elke twee weken een overleg met Laura van Het Scribe Collectief. Vanuit meerdere afdelingen in het ziekenhuis is belangstelling gekomen voor de Scribes én ook vanuit andere Klinische Genetica afdelingen in Nederland.

Het werken met Scribes

We zijn gestart met 1 Scribe, een zeer competente psychologie studente, voor 1 dag in de week. Zij nam diverse administratieve taken over, maar in de loop van de samenwerking werden dit steeds meer taken. Omdat de samenwerking steeds beter op elkaar werd afgestemd, hoefde ik ook minder te corrigeren. Toen deze Scribe afstudeerde, hebben we haar direct een baan aangeboden als psycholoog. Zij werkt nu op de neuropsychiatrische afdeling.

We zijn nu gegroeid naar 22 Scribes over verschillende locaties. Zij werken op mijn afdelingen, zowel op de poli als op de kliniek. Zij ondersteunen psychiaters, de arts assistenten en de SPV’en. Een aantal Scribes zijn 1 op 1 gekoppeld aan een psychiater en andere werken weer voor een team. De Scribes hebben een gezamenlijke mailbox, waar taken naar toe gemaild worden die de Scribes moeten oppakken.

Scribes zijn onmisbaar geworden

Scribes kennen het jargon, weten wie zij moeten contacten en nemen ontzettend veel werk uithanden wat het medisch personeel normaliter veel tijd kost. De Scribes zijn goed ingevoerd in het EPD, waardoor zij veel sneller weten waar informatie opgeslagen ligt en moet worden. Doordat Scribes direct notuleren tijdens een consult, scheelt dit ons veel tijd. De data staat ook direct goed in ons systeem. De Scribes nemen alle patiëntgebonden taken over, zoals de verslagen en brieven opmaken, de apotheek en laboratorium bellen, afspraken met andere zorgverleners. De administratie is altijd op orde wat de financiële afhandeling ook ten goede komt. De werkdruk op het medisch personeel wordt daarmee flink verlaagd. Scribes zijn onmisbaar geworden voor ons!

Oskar bij Het Scribe Collectief

''Ik studeer psychologie en zal in februari 2024 starten met de master klinische psychologie aan de UvA. Op de poli Ouderen in Voorhout ben ik gekoppeld aan psychiater Renske. In Oestgeest werk ik op de poli neuropsychiatrie en ben gekoppeld aan psychiater Andranik.

Mijn werkdagen zijn variërend omdat ik voor meerdere teams en behandelaren werk. Op maandag en vrijdag werk ik voor de Ouderen in Voorhout, waarbij mijn werkzaamheden o.a. bestaan uit het inplannen van zorg afstemmings- en familiegesprekken. Daarnaast controleer ik of de dossiers compleet zijn. Ook ga ik mee op huisbezoeken en intakes.

Op de poli Ouderen in Leiden plan ik intakes in en pak ik andere vragen van de behandelaren op. Op de poli Neuropsychiatrie in Oegstgeest ben ik de hele dag bij de intakes, waarbij ik de verslaglegging verzorg van de consulten. Hier bestaat vrijwel de hele dag uit patiëntcontact. Ik vind het werken als Scribes heel dankbaar. Je leert ontzettend veel! Ik heb veel geleerd over verschillende ziektebeelden, behandelingen en andere dingen die tijdens de opleiding helemaal niet aan bod komen.

Een groot voordeel is dat je alvast een kijkje krijgt in de GGZ en ervaring kan opdoen met dingen als patiëntcontact, verslaglegging, brieven schrijven etc. Dit zul je later allemaal ook moeten doen. Het is dus heel leerzaam om deze vaardigheden en kennis te ontwikkelen tijdens de opleiding.

Om mijn werk goed te doen vind ik het belangrijk om de tijd te nemen voor het gesprek met mijn patiënten. Dat is nodig om het vertrouwen te winnen om de juiste hulp te kunnen bieden. De Scribes nemen mij veel administratief werk uit handen, zodat ik mij volledig kan focussen op het gesprek en mijn werk.

De Scribes zijn fysiek aanwezig bij het gesprek, maar maken geen deel uit van het gesprek. Zij notuleren alles wat gezegd wordt. Ik hoef daarna alleen het verslag na te lezen en indien nodig aan te scherpen. Dat scheelt ons heel veel tijd. Het beleid en afspraken worden meteen gemaakt en staan in het dossier op de juiste plaats. Deze werkwijze is ontzettend efficiënt!

Ongeveer anderhalf jaar geleden had een collega psychiater binnen Pro Persona als eerste een Scribe ingehuurd. Hij was daar ontzettend enthousiast over en ik raakte nieuwsgierig. Doordat er op de crisisdienst een hoge werkdruk is, wilde ik ook deze ondersteuning. Daarop besloot ik contact op te nemen en werd er snel de juiste Scribe aan mij voorgesteld.

Wat levert een Scribe op?

Het inzetten van de Scribes geeft tijdsbesparing, efficiëntie in agenda voering én daarnaast is het ontzettend leerzaam voor de Scribe. Zij kunnen op deze manier al veel ‘praktijkervaring’ opdoen. De Scribes houden mij ook scherp, doordat ik bepaalde zaken moet uitleggen en onderbouwen.

Samengevat geven de Scribes mij meer werkplezier, omdat ik mij volledig kan focussen op datgeen waar ik goed in ben; met aandacht zorg aan de patiënt leveren.

‍

Mark:

Via oud-collega’s hoorde ik over hun ervaringen over de verlichting die Scribes bieden op de administratielasten en de positieve effecten die zij hierop ondervonden. Ik raakte enthousiast en heb dit aangekaart bij de afdeling HR. Onze HR adviseur had bij een andere GGZ organisatie ook positieve geluiden gehoord en op basis daarvan is toen besloten om met een pilot te starten. Ik was de eerste psychiater binnen GGMD die met een Scribe mocht werken. Inmiddels werk ik alweer twee jaar met Scribes en zou niet meer zonder willen.

Door de inzet van Scribes levert mij dit, zoals ik eerder hierboven vertelde, per intake een tijdswinst van 30 tot 60 minuten op. Ik kan hierdoor meer cliënten zien en de wachtlijsten worden verkort. Ik ben nu nog maar 10 minuten bezig met de administratie. Daarnaast ervaar ik ook veel minder werkdruk en meer werkplezier. Ik kan doen wat ik écht leuk vind; zorg verlenen!

Ik zet de Scribe ook in voor het opzetten van de behandelplannen en het schrijven van huisartsbrieven. Het opbellen voor labuitslagen en het bellen met een cliënt om gegevens te controleren kan veel tijd kosten. Dit is kostbare tijd en ik ben blij dat ik deze taken kan uitbesteden aan een Scribe. De Scribes ondersteunen en notuleren óók bij multidisciplinaire overleggen. De taken die uit dit overleg komen, nemen de Scribes ook over. Zoals het opstellen van huisartsbrieven, het opvragen van labuitslagen en het controleren of corrigeren van relevante patiëntinformatie. Dit zijn taken waar psychiaters vaak te weinig tijd voor hebben.