Bij Arkin op de locatie Spoedeisende Psychiatrie Amsterdam wordt samengewerkt met twee Scribes om de administratieve last voor behandelaren te verlichten. Deze samenwerking is tot stand gekomen dankzij Anouk Boin, Manager Bedrijfsvoering. We gingen op bezoek bij Anouk in Amsterdam voor een goed gesprek.  

Wanneer hoorde je voor het eerst van Scribes?
‍Al enige tijd was ik op zoek naar manieren om de efficiëntie en effectiviteit van de crisisdienst te verbeteren door gebruik te maken van behandelondersteuners. De werkdruk binnen de crisisdienst is vaak zeer hoog, waardoor er behoefte is aan extra ondersteuning om de administratieve taken en verslaglegging te verlichten. Door de inzet van behandelondersteuners kunnen hulpverleners meer tijd besteden aan directe patiëntenzorg, wat uiteindelijk de kwaliteit van de zorg ten goede komt.

In mijn zoektocht naar een geschikte oplossing werd ik geattendeerd op Het Scribe Collectief. De Scribes ondersteunen bij het vastleggen van medische informatie en het bijhouden van patiëntendossiers. Deze ondersteuning is van onschatbare waarde, vooral in een crisisomgeving waar snelle en nauwkeurige verslaglegging essentieel is.

Je was betrokken bij de opstart van de Scribes binnen Arkin. Kun je meer vertellen over deze opstartperiode?
Vanaf het begin van de pilot werd er een afspraak ingepland met Dennis en Natalie. Tijdens deze eerste bijeenkomst kreeg ik als manager meteen het gevoel dat zij er waren om mij te ondersteunen en om mij te ontlasten waar nodig. Dit was bijzonder welkom, vooral gezien mijn drukke agenda.

Bij deze eerste vergadering namen Dennis en Natalie de tijd om hun rol en de doelstellingen van de pilot duidelijk uit te leggen. Ze benadrukten hoe zij met de Scribes de administratieve last zouden verlichten door nauwkeurige documentatie van patiëntgegevens en het bijhouden van medische dossiers. De professionaliteit en toewijding waren meteen merkbaar, wat mij veel vertrouwen gaf in de positieve impact die zij zouden hebben op ons team.

In de daaropvolgende weken hielden Dennis en Natalie regelmatig contact met mij om hun voortgang te bespreken en feedback te vragen. Ze waren proactief in het identificeren van gebieden waar zij extra ondersteuning konden bieden. Hun flexibiliteit maakte het mogelijk om hun taken aan te passen aan de specifieke behoeften van ons team. Door deze ondersteuning kon ik meer tijd besteden aan strategische en leidinggevende taken, wat een aanzienlijke verbetering was voor zowel mijn eigen efficiëntie als die van de gehele crisisdienst.

‍Wat zijn de doelstellingen in deze pilotfase?
De doestellingen zijn;
1. Het verhogen van de productiviteit;
2. Het verhogen van het werkplezier;
3. Het verlagen van het ziekteverzuim.

Momenteel bevinden we ons nog middenin de pilot, maar we zien op alle drie de doelstellingen al positieve resultaten. Wat voor mij bijzonder belangrijk is, is dat deze veranderingen bijdragen aan het werkplezier van de behandelaren in het crisisteam. De administratieve taken zijn de afgelopen jaren alleen maar toegenomen, wat een veelvoorkomende en terechte klacht is onder het personeel.

Welke werkzaamheden nemen de Scribes over en hoe verloopt de samenwerking met de behandelaren?
De Scribes zijn vooral bezig met taken die indirecte tijd in beslag nemen, waardoor behandelaren meer tijd hebben voor patiëntencontact. Scribes bellen naar huisartsen om informatie op te vragen, vragen zij dossiers op voor dossieronderzoek en beheren zij de agenda.
‍
Wat zijn de merkbare effecten van de inzet van Scribes op de afdeling?
Dankzij de inzet van Scribes wordt de administratieve last aanzienlijk verminderd, waardoor behandelaren zich meer kunnen richten op hun kerntaken. maar verhoogt ook de tevredenheid en motivatie binnen het team. We hopen dat deze trend zich voortzet, zodat we de voordelen van de pilot nog verder kunnen uitbouwen en uiteindelijk een blijvende positieve impact kunnen realiseren voor alle betrokkenen. Vooral de behandelaren geven aan dat ze het erg prettig vinden om met een Scribe te werken.

‍Wat is jouw toekomstbeeld met betrekking tot de Scribes binnen Arkin?
De crisisdienst begon als een pilot, maar dankzij de positieve ervaringen is besloten deze tijdens de pilot al uit te breiden naar verschillende afdelingen. Ook bij onze andere specialismen PuntP en Sinaii zijn al Scribes gestart.

‍