Pro Persona maakt al jaren gebruik van Scribes. De samenwerking tussen zorgverleners en Scribes heeft zich bewezen als een waardevolle ondersteuning voor zowel behandelaren als cliënten. Om meer te leren over hoe deze samenwerking in de praktijk werkt en welke impact het heeft op de dagelijkse zorgverlening, gaan we in gesprek met Iris de Vries, Senior Zorgmanager FACT-teams Veluwe Vallei. Iris deelt haar ervaringen, inzichten en de belangrijke rol die Scribes spelen bij het verbeteren van de processen binnen Pro Persona.

‍

‍Binnen de teams wordt er gebruik gemaakt van Scribes. Welke uitdagingen lossen de Scribes op?‍

Onze behandelaren in het FACT-team ervaren de afgelopen jaren een toenemende mate van aanzienlijke administratieve lasten. Dit heeft een negatief effect op zowel hun werkplezier als de tijd die zij kunnen besteden aan directe cliëntenzorg. Belangrijke uitdagingen zijn onder meer:

• Overmatige registratie-eisen en de complexiteit van het bekostigingssysteem
• Specifieke wet- en regelgeving, zoals de Wet verplichte geestelijke gezondheidszorg (WVGGZ), die vereist dat documenten niet alleen volledig en nauwkeurig zijn, maar ook tijdig worden aangeleverd
• De AVG, die strikte eisen stelt aan de bescherming van cliëntgegevens. Deze regelgeving vraagt om uiterst zorgvuldige verwerking, wat extra tijd en aandacht vergt van zorgverleners.

De grootste uitdaging is echter dat de administratieve taken een aanzienlijk deel van de tijd en aandacht van zorgverleners opeisen, ten koste van de directe contacten met cliënten. Dit is niet alleen frustrerend voor zorgverleners, maar ook voor cliënten die baat hebben bij persoonlijke en directe zorg.

De samenwerking met Scribes heeft een grote rol gespeeld in het aanpakken van deze uitdagingen. Door een groot deel van de inhoudelijke administratieve taken over te nemen, zorgen Scribes ervoor dat zorgverleners meer tijd en energie kunnen besteden aan hun belangrijkste taak: het bieden van kwalitatieve en persoonlijke zorg aan cliënten.

‍
‍Wat zijn de ervaringen van de behandelaren en wat levert het de organisatie op?

Wij werken al drie jaar met Scribes in onze teams. De behandelaren zijn unaniem blij met deze inhoudelijke ondersteuning. Het vergroot hun werkplezier, verlaagt de werkdruk en zorgt ervoor dat er meer directe cliëntcontacten kunnen plaatsvinden. Binnen het FACT is geen dag hetzelfde; de dynamiek en onvoorspelbaarheid maken het werk uitdagend.

Scribes brengen rust en overzicht in deze hectische werkomgeving. Ze zorgen ervoor dat alle informatie voor het cliëntcontact tijdig klaarstaat, waardoor behandelaren zich volledig kunnen richten op de inhoud van hun werk. Aan het einde van de dag dragen de Scribes bovendien zorg voor een nauwkeurige en complete verslaglegging.

Voor de organisatie betekent dit niet alleen een betere registratie, maar ook een aanzienlijke verhoging van de directe tijd. Dit heeft een positief effect op zowel de kwaliteit van zorg als de administratieve processen. Daarnaast speelt de inzet van Scribes een belangrijke rol in het aantrekken en behouden van nieuwe medewerkers. Door het werk voor behandelaren aantrekkelijker en werkdruk verlagend te maken, draagt Pro Persona actief bij aan aantrekkelijk werkgeverschap en een duurzame inzetbaarheid van haar personeel.

‍

Wat is uw toekomstbeeld met betrekking tot de Scribes binnen Pro Persona?

Het Scribe Collectief slaat de perfecte brug tussen studenten en zorginstellingen. Zij zijn de zorgverleners van de toekomst en kunnen al veel praktijkervaring opdoen. Wat mij betreft blijven de Scribes een essentieel onderdeel van het administratieve proces binnen de teams van Pro Persona. Hun ondersteuning is van grote waarde voor het verbeteren van de efficiëntie en het verlagen van de werkdruk.

Ik verwacht echter dat AI in de toekomst een steeds grotere rol zal gaan spelen binnen de GGZ. Dit biedt kansen om processen verder te automatiseren en te optimaliseren. De rol en taken van de Scribes zullen zich waarschijnlijk mee ontwikkelen, waarbij zij mogelijk meer focus krijgen op coördinatie, kwaliteitscontrole en het ondersteunen van complexe administratieve vraagstukken waar AI minder geschikt voor is.

‍Welke lessen en successen uit deze samenwerking zouden andere organisaties kunnen inspireren om de Scribes ook te omarmen?

• Tijdwinst voor zorgverleners:
  Minder administratieve lasten zorgen voor meer focus op zorgverlening, waardoor zorgverleners hun tijd effectiever kunnen besteden aan hun kerntaken.
  ‍
• Verbetering van de kwaliteit van zorg:
  Meer cliëntcontact en snellere besluitvorming worden mogelijk doordat een Scribe tijdens een consult live documenteert. Dit zorgt ervoor dat zorgverleners direct toegang hebben tot actuele, gestructureerde informatie.
  ‍
• Betere documentatie:
  Hogere nauwkeurigheid en minder fouten in de verslaglegging door de expertise van de Scribes.
  ‍
• Werkplezier en minder stress voor zorgverleners:
  Door de afname van administratieve druk ervaren zorgverleners meer werkplezier en een lagere werkdruk.
  ‍
• Efficiëntere zorgprocessen:
  De samenwerking tussen Scribe en team zorgt voor een snellere verwerking en een betere workflow, wat leidt tot een soepeler verloop van de zorgprocessen.
  ‍
• Financiële voordelen:
  Een hogere productiviteit en meer tijd voor cliënten resulteren in betere benutting van beschikbare tijd en middelen. Daarnaast vermindert nauwkeurige en tijdige registratie het risico op omzetverlies.
  ‍
• Verhoging van cliënttevredenheid:
  Meer aandacht van de zorgverlener voor de cliënt verhoogt de tevredenheid van cliënten en verbetert de zorgrelatie.
  ‍
• Kortere wachtlijsten:
  Door efficiëntere zorgprocessen kan een eventuele wachtlijst worden verkort, waardoor cliënten sneller de zorg krijgen die ze nodig hebben.

Conclusie:
Het inzetten van een Scribe kan leiden tot betere zorg, hogere tevredenheid onder zowel zorgverleners als cliënten, en efficiëntere zorgprocessen. In een sector zoals de GGZ, waar de administratieve lasten hoog zijn, is dit een waardevolle investering.

Ik gun ieder team een Scribe!‍