Op de afdeling Klinische Genetica van het Wilhelmina KinderZiekenhuis in Utrecht werken twee Scribes. Zij brengen verlichting op de administratielast bij de zorgverleners. Deze samenwerking is ruim 5 maanden geleden begonnen. We spreken Martine Mittertreiner, kartrekker van deze samenwerking, over de ervaringen met Scribes.

‍

Hoe bent u in aanraking gekomen met Het Scribe Collectief? ‍

Tijdens een congres raakte ik geïntrigeerd toen ik hoorde dat zowel het Erasmus MC als het Radboud MC al gebruik maakten van Scribes. Dit wekte mijn nieuwsgierigheid, dus besloot ik contact op te nemen met Het Scribe Collectief om de beschikbare mogelijkheden te bespreken.

‍U was betrokken bij de opstart van de Scribes binnen het WKZ. Kunt u meer vertellen over de opstartperiode?

In het begin was het een uitdaging om de juiste afstemming en aansturing te vinden, vooral omdat ik nauw contact zou hebben met de Scribes. We begonnen met een team van drie Scribes, maar uiteindelijk hebben we het aantal teruggebracht naar twee. Het Scribe Collectief bood waardevolle ondersteuning, aangezien zij al beschikten over de juiste documentatie. Dit betekende dat we niet opnieuw het wiel hoefden uit te vinden. Bovendien kregen we een ervaren Scribe toegewezen die ons enorm heeft geholpen bij het opstellen van een handboek.

‍Hoe ziet de dagelijkse samenwerking eruit op de afdeling en tussen de arts en Scribe?‍

Dat is best wel verschillend. De helft van de artsen wil de Scribes graag bij een NCO hebben om mee te schrijven. Andere artsen willen alleen dat de Scribe de NCO-voorbereiding doet. Het belangrijkste is dat er gekeken wordt waar de meeste tijdswinst en verlichting te behalen valt. Doordat Scribes soms niet beschikbaar zijn om fysiek op locatie te zijn, is het soms goed plannen. Maar ook daar helpt Het Scribe Collectief bij. Ons advies is wel om de poule van Scribes te vergroten.

‍

‍

‍Welke werkzaamheden nemen de Scribes precies over? ‍

De focus van de Scribes ligt voornamelijk op het voorbereiden van de polikliniek, het samenvatten van Palga-uitslagen en het notuleren tijdens de poliklinische afspraken. Af en toe vatten ze ook de patiëntgeschiedenis samen en krijgen ze de kans om mee te gaan naar poliklinieken in andere ziekenhuizen. Daar nemen ze notities tijdens de anamnese en lichamelijk onderzoek. Het aanvragen van onderzoeken bleek op dit moment echter nog enigszins gecompliceerd te zijn.

Welke effecten zijn duidelijk zichtbaar door de inzet van Scribes op de afdeling?

We hebben al in een relatief korte periode van de ondersteuning door Scribes een aanzienlijk positieve impact opgemerkt. De volgende punten zijn duidelijk zichtbaar:

• Tijdwinst per NCO en per dag.
Doordat Scribes de administratieve taken op zich nemen, hebben artsen meer tijd om zich te concentreren op directe patiëntenzorg. Dit resulteert in een efficiëntere workflow. Scribes zijn getraind in het efficiënt en nauwkeurig vastleggen van medische informatie. Hierdoor kunnen ze de administratieve taken snel en grondig afhandelen, waardoor de doorlooptijd voor documentatie, facturering en andere processen wordt verkort.

• Artsen ervaren minder werkdruk en méér werkplezier.
Het verlichten van de administratieve last van artsen verminderd de algehele werkdruk. Artsen hoeven zich minder zorgen te maken over de documentatie en gegevensinvoer. De artsen kunnen zich beter richten op hun klinische taken wat een hoger niveau van voldoening en werkplezier geeft.

• Wachtlijsten worden verkort doordat artsen meer kunnen patiënten zien.
‍Doordat artsen met de ondersteuning van Scribes efficiënter kunnen werken, zien zij méér patiënten in dezelfde tijdsperiode. Hierdoor zien wij de wachtlijsten verkort worden.

‍
‍Zijn er ook nog aandachtspunten?

Het is belangrijk om te blijven monitoren en evalueren hoe het werk van Scribes de algehele zorgervaring en -resultaten beïnvloedt. Op basis van de voortdurende feedback van artsen, patiënten en andere belanghebbenden kunnen eventuele verdere aanpassingen en optimalisaties worden doorgevoerd.

We zijn erachter gekomen dat voor onze afdeling het wel wenselijk is dat we blijven werken met (technische)geneeskunde studenten. Zij beschikken toch over een medische kennis die nodig is om dit werk goed te kunnen doen. Daarnaast zijn het studenten die af en toe de juiste sturing nodig hebben om de kwaliteit te borgen. Overall zijn wij als afdeling ontzettend tevreden over deze manier van werken en zien we voor toekomst nog meer mogelijkheden.

‍