Bij GGZ Altrecht werken afdelingen TopGGZ Academisch Angstcentrum en Bipolair samen met Scribes om de hoge administratieve last voor behandelaren te verlichten. Deze samenwerking is tot stand gekomen dankzij Melchior Mekel (Teammanager Zorg) en Karina Engelbert (GZ-psycholoog i.o.t. Specialist). Na een succesvolle pilotfase van zes maanden, waarin duidelijke doelstellingen waren vastgesteld, is de samenwerking op deze afdelingen voortgezet. In Lunetten waren wij welkom om met Melchior en Karina de resultaten te bespreken.

‍Wanneer hoorden jullie voor het eerst over Scribes?
Melchior: In een gesprek met de P-opleider van GGZ Altrecht hoorde ik van het initiatief bij GGZ Breburg. Zij werken daar met zogenoemde student ondersteuners voor specialisten (SOS). De documentatie hiervan was interessant genoeg om het als managementopdracht voor een GIOS in te dienen.

Karina: We besloten om ons te oriënteren. We gingen in gesprek met Dennis Maaijen om te kijken wat Het Scribe Collectief kon bieden en besloten daarna een samenwerking aan te gaan met Het Scribe Collectief.

Ook binnen GGZ Altrecht was men enthousiast hierover en het leek mij een heel interessant onderwerp om mij op te richten, aangezien ik zelf als behandelaar bekend ben met de administratieve last. Daarnaast vind ik het inspirerend om met jonge, toekomstige professionals uit het vakgebied samen te werken.

‍Jullie waren betrokken bij de opstart van de Scribes binnen GGZ Altrecht. Kunnen jullie meer vertellen over de opstartperiode?
Karina: Ik heb uiteindelijk de keuze gemaakt om mijn managementopdracht verder te richten op dit onderwerp en ben aan de slag gegaan met het schrijven van een uitgebreid projectplan voor een pilot op de afdeling AAA.

Melchior: In eerste aanleg was het de bedoeling om de werkwijze van GGZ Breburg geschikt te maken voor een pilot binnen het AAA. Gaandeweg kwam Het Scribe Collectief in beeld, een voor ons nog onbekende partij. Na verkennende gesprekken hebben we in overleg met de regiodirectie besloten af te stappen van het model GGZ Breburg en met Het Scribe Collectief samen te werken. De belangrijkste overweging hierbij was de expertise van Het Scribe Collectief en de ontzorging wat betreft continuïteit van de Scribe. Naast AAA hebben we de afdeling Bipolair toegevoegd.
‍
‍Wat waren de doelstellingen in deze pilotfase?
‍1. Toename directe patiëntgebonden tijd van de zorgprofessional die ondersteund wordt;
2. Afname van de ervaren administratieve last van deze zorgprofessional;
3. Toename in ervaren werkplezier van deze zorgprofessional;
4. Profilering op de arbeidsmarkt als aantrekkelijke werkgever voor jonge toekomstige werknemers en stagiaires;
5. Inzicht in de wijze waarop studenten structureel ingezet kunnen worden op de afdeling.

Welke werkzaamheden voeren Scribes uit en hoe verloopt de samenwerking met de behandelaren?
Melchior: Op het AAA wordt de Scribe voornamelijk ingezet op de coördinatie van intensieve behandelprogramma’s. Op de afdeling Bipolair werkt de Scribe nauw samen met twee van de vier psychiaters. Zij is aanwezig bij face to face gesprekken en second opinions. Ze neemt daarin alle administratieve taken uit handen. Daarnaast heeft de Scribe een nadrukkelijke rol in het monitoren van, en actie ondernemen op, signaleringen ten aanzien van bijvoorbeeld voortgangsbrieven aan de verwijzer. Ook werd de Scribe ingezet voor het opstellen en bijhouden van roosters en wachtlijsten, het inplannen van patiëntafspraken, het voeren van telefonische gesprekken met patiënten, het bijwonen van MDO’s en overleg. Daarnaast kreeg de Scribe de mogelijkheid om enkele onderdelen van het behandelprogramma bij te wonen om goed ingewerkt te raken en de context van de werkzaamheden te begrijpen.

K‍arina: Als projectleider had ik geen dagelijkse interactie met de Scribes. Mijn rol lag vooral bij de implementatie en uitvoering van de pilot. In het begin had ik frequent contact met de eerste Scribe om een soepele start te waarborgen. Later bleef ik meer op afstand en was de Scribe voornamelijk in contact met de begeleider en teammanager. Ik bleef op de achtergrond en onderhield regelmatig contact met alle betrokkenen voor evaluatie, voortgang en het handboek.
‍
‍Wat zijn de merkbare effecten van de inzet van Scribes op de afdelingen?
Melchior: Behandelaren die samen werken met een Scribe, ervaren minder druk en stress. Zij hebben meer mentale rust en ruimte. Coördinerende taken die voorheen veel ad hoc reacties vereisten, zijn grotendeels weggevallen, waardoor er energie overblijft en taken binnen reguliere werktijden kunnen worden voltooid.

De eerste periode hebben ons gesterkt in de overtuiging dat Scribes een zinvolle toevoeging zijn voor de afdelingen. De Scribes leveren een bijdrage in het behalen van de financiële doelstellingen. Zorgprofessionals van wie de Scribe taken heeft overgenomen geven aan minder druk te ervaren, meer ruimte in het hoofd te hebben en minder over te werken. Met name wat betreft AO zaken, opvragen van informatie, planningstaken en verslaglegging /regeltaken bij second opinions en intakes. Wij zijn van mening dat middels de inzet van Scribes de administratieve last van zorgprofessionals teruggedrongen kan worden, waardoor de werkdruk afneemt en het werkplezier toeneemt. Met als lange termijn effect een lager verzuim en kleiner verloop uit de SGGZ. We zien uit naar een verdere samenwerking met Het Scribe Collectief.

Karina: Een bijkomend positief resultaat is dat beide Scribes aangeven dat ze door hun werk op de afdelingen aanzienlijk veel hebben geleerd, zowel professioneel als persoonlijk. Ze hebben een positieve indruk van GGZ Altrecht gekregen en voelden zich er welkom en gewaardeerd. Zij hebben aangegeven in GGZ Altrecht een toekomstig werkgever te zien.

‍Wat is jullie toekomstbeeld met betrekking tot de Scribes binnen GGZ Altrecht?
We hebben samen de eerste evaluatie van de pilot gepresenteerd aan het integraal MT van GGZ Altrecht en vragen beantwoord. Wij, en de ondersteunde behandelaren, zijn enthousiast. Het is aan de directies en de Raad van Bestuur om allereerst een keuze te maken of ze de inzet van Scribes willen opschalen. Als dit zo blijkt te zijn is het de vraag hoe ze de inzet van Scribes willen opschalen, vormgeven en binnen welke randvoorwaarden. Het succes van verdere implementatie hangt echter af van cruciale randvoorwaarden, zoals goede begeleiding op de werkvloer voor de Scribes en betrokkenheid van behandelaars. Het is essentieel dat behandelaars de toegevoegde waarde van samenwerking met een Scribe inzien en het niet ervaren als een verplichting voor productieverhoging. Daarnaast gaan de ontwikkelingen met betrekking tot het gebruik van AI ontzettend hard, hier liggen ook interessante opties om behandelaren te ondersteunen en de gevoelde administratieve druk te verlichten.