In 2020 is Sarina gestart met het werken met Scribes. Inmiddels zijn de Scribes niet meer weg te denken bij haar eigen poli’s én die van haar collega’s. Een vaste poule van 6 Scribes ondersteunt de klinisch genetici in hun werk. Deze ondersteuning creëert rust, ruimte en tijd op de poli. Sarina is de kartrekker van dit concept ze heeft veel betekend voor de opstart. Sarina is uitgegroeid tot pleitbezorger van deze manier van werken.

‍Je was betrokken bij de opstart van de Scribes binnen het Erasmus MC. Kun je wat meer vertellen over die opstartperiode? ‍

Op het moment dat we gingen starten met Scribes, deed corona zijn intrede en gingen we over op een andere manier van werken. Dat maakte de opstart wat lastiger, maar in samenspraak met Het Scribe Collectief hebben we besloten om tóch te gaan starten! We zijn uiteindelijk in oktober gestart met 3 collega’s met ieder een eigen Scribe. Dat verliep heel positief. Er kwam meer rust tijdens de poli, er was meer aandacht voor de patiënt en er bleef tijd over voor andere zaken. Die positieve ervaringen wogen ruimschootsop tegen de hobbels die we uiteraard ook tegenkwamen. Met name de aanstelling van een niet-bekende functie in een grote organisatie als het Erasmus MC ging niet van een leien dakje. Maar onze managementassistente Rianne bleek daarin goudwaard. Vanuit HR kregen we ook veel steun van Saskia, die het als een uitdaging zag om dit voor elkaar te krijgen.

‍Inmiddels werken er 6 Scribes op de afdeling Klinische Genetica. Hoe ziet de dagelijkse samenwerking eruit met een Scribe?

De Scribes werken met ons samen op drie momenten in het proces, te weten;

Voorbereiding. Ze bereiden de poli voor door in het EPD een consult op te starten en zoveel mogelijk van de medische informatie die al bekend is daarin te verwerken. Dat doen ze veelal thuis. Van te voren zijn afspraken gemaakt wat verwacht wordt bij de aanmaak van een consult en ook wanneer het opgeleverd moet worden, zodat wij er zelf nog naar kunnen kijken.  

Fysiek aanwezig tijdens het spreekuur. Ik zit tegenover de patiënt of de ouders. De Scribe zit naast mij, maar achter de computer. De Scribe notuleert alles en verwerkt dit direct in het EPD. Bij telefonische of videoconsulten belt de Scribe gewoon in (mits de patiënt dat ook goed vindt). Anamnese en familieanamnese wordt door de Scribe gedaan. Bij conclusie en beleid laat ik weten wat daar opgeschreven moet worden. Inmiddels zijn de Scribes op zo'n niveau dat zij dit ook al zelf uit het gesprek afleiden. Voor de DD blijven wij zelf verantwoordelijk. Verder helpt de Scribe bij het invullen van de onderzoeksaanvragen en toestemmingsformulieren.

Na de poli. De Scribes helpen bij alle administratieve werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een brief naar de verwijzer. Het is inmiddels een waslijst aan werkzaamheden geworden die de Scribes overnemen. Dit bespaart ons heel veel tijd.

‍Welke effecten zijn duidelijk zichtbaar door de inzet van Scribes op de afdeling?

Het grootste effect is de rust die het geeft tijdens het spreekuur. Ik kan met de patiënt of ouders spreken zonder continue te moeten schakelen met de computer. Dat maakt het gesprek rustiger, makkelijker en sneller. Daarnaast ben ik veel minder tijd kwijt ná het spreekuur met allerlei taken die voortkomen uit dat spreekuur, zoals consultaanvragen of DBC-registratie. Dit wordt al tijdens het spreekuur gedaan. Ook dat geeft rust. En daar komt nog bij: de Scribe typt een stuk sneller dan ik!

Inmiddels zijn we met een deel van de collega’s ook gestart met het inplannen van extra patiënten. Onze afdeling heeft op dit moment lange wachtlijsten, dus de tijd die er door de Scribes is vrij gekomen om meer patiënten te zien, komt goed van pas. We blijven alert dat de rust en ruimte die is ontstaan door het werken met de Scribes, niet teniet gedaan wordt door een maximum aantal patiënten erbij op de poli. De extra tijd die is vrijgekomen moet goed verdeeld worden over behouden van de rust en verkorten van de wachtlijst. Aankomend jaar gaan we dat verder uitwerken.

‍Wat is jouw toekomstvisie voor de Scribes?

Vanuit onze afdeling blijven we bezig met verbetering van de samenwerking met de Scribe. Daarvoor heb ik elke twee weken een overlegmoment met Laura van Het Scribe Collectief. Vanwege het pionieren, zowel in het Erasmus MC als in het vakgebied van Klinische Genetica is het heel prettig om dit niet alleen te doen. Ik verwacht dat we toewerken naar een passend profiel van de Scribe die volledig past bij onze afdeling. Dat optimaliseert de samenwerking. Ik zie nu vanuit meerdere afdelingen in het ziekenhuis belangstelling voor de Scribes én ook vanuit andere Klinische Genetica afdelingen in Nederland. De administratielast bij medische professionals blijft onverminderd hoog en de Scribes lossen dat probleem op. Daarmee vervullen ze een hele dankbare rol binnen de zorg. Voor de Scribes is dit ook écht een hele waardevolle bijbaan, want zij kunnen vóór hun coschappen al veel praktijkervaring opdoen in de spreekkamer. Een win-win!