GGZ Centraal maakt op meerdere locaties gebruik van Scribes. George Scot, hoofd bedrijfsvoering cluster Ouderen en Neuropsychiatrie en Vivian Lauffer, psychiater en hoofd behandelzaken delen graag hun ervaringen. Op locatie Juliana-Oord in Laren spreken we George, Vivian en twee Scribes Chamee en Jonne. Zij delen hun ervaringen over de samenwerking met onze Scribes.

George:
Ruim 1,5 jaar geleden begonnen we met de samenwerking met Het Scribe Collectief binnen de organisatie. Wat destijds als een pilot startte, is inmiddels uitgegroeid tot een structureel onderdeel van onze organisatie dat veel meer betekent dan alleen administratieve ondersteuning.

‍Vivian:
Vertelt met een glimlach hoe haar eerste kennismaking met Het Scribe Collectief verliep. “Ik was in het begin toch wel sceptisch en dacht: hoe kan iemand van buitenaf mij nu écht helpen met mijn administratie?” Toch duurde het niet lang voordat haar scepsis plaatsmaakte voor enthousiasme. “Nu vind ik het echt een lifesaver. Dankzij mijn Scribe kan ik mij volledig richten op de gesprekken met cliënten. De verslaglegging kan ik met een gerust hart overlaten, ik hoef het alleen te controleren voordat het in het dossier gaat en dat geeft veel rust.”

Vivian beschrijft hoe haar werkdag er vroeger uitzag: na een dag vol gesprekken met cliënten volgden de uren achter het scherm; typen, rapporteren, telefoontjes plegen, afspraken organiseren. Al die randzaken kostten veel tijd en energie. Nu doet mijn Scribe dat allemaal voor mij; ze werkt heel precies en kan goed prioriteren. Daarnaast studeert ze Psychologie en begrijpt ze ook de inhoud. Voor mij werkt het beste als de Scribe verschillende taken doet: verslaglegging, plannen en evaluaties voorbereiden. Zo blijft het voor hen interessant én werkt het voor mij heel efficiënt.

Aan het begin vonden we het best spannend om een Scribe bij de cliëntgesprekken aanwezig te hebben, maar eigenlijk merkten we al snel dat het geen enkel probleem was. “Zodra ik de cliënt uitleg dat de Scribe er is om mij te helpen, zodat ik meer tijd voor hen heb, reageren ze altijd positief. Slechts één cliënt gaf aan liever geen Scribe bij het gesprek te willen”.

Volgens George is de toegevoegde waarde inmiddels veel breder dan van te voren gedacht. “Alle collega’s kunnen een beroep doen op de Scribe, of het nu gaat om het opstellen van brieven, het voorbereiden van evaluaties of simpelweg wat hulp bij de to do’s in het dossier. Behandelaren kunnen een Scribe reserveren voor ondersteuning of een taak delegeren wanneer ze willen. Zo voorkomen we dat collega’s tot ’s avonds laat nog bezig zijn met administratie. Het is een manier om echt iets te doen aan de werkdruk”.

Het doel van George is duidelijk: wij willen behandelaren die blij zijn en met plezier hun werk kunnen doen. “We willen dat ze merken dat ze echt ondersteund worden. Als dit bovendien leidt dat ze meer cliënten kunnen zien, is dat mooi meegenomen.

Twee van de Scribes, Jonne en Chamee, schuiven ook bij het gesprek aan. Ze studeren allebei Psychologie en vertellen enthousiast over hun ervaringen. “Het is ontzettend leerzaam” zegt Jonne. “Je mag naast de behandelaar zitten en ziet van dichtbij hoe de gesprekken verlopen, welke afwegingen er worden gemaakt en hoe het proces van zo’n gesprek eruitziet. Dit leer je niet uit een boek. Tegelijkertijd zie je ook hoe groot de administratieve druk is en hoe dankbaar de behandelaren zijn als je hen daarin kunt ontlasten”.  

Chamee vult Jonne aan: “Wat ik vooral leuk vind, is de afwisseling. De ene dag help ik met het voorbereiden van een familiegesprek, de andere dag met rapportages of het ordenen van dossiers. En ik heb inmiddels zoveel geleerd over het EPD. In het begin leek het een doolhof, maar nu weet ik precies waar ik moet zijn. Dat geeft ook een gevoel van trots.”

Beide Scribes benadrukken hoe bijzonder het is om bij de intake-, evaluatie- en ontslaggesprekken aanwezig te mogen zijn. “Je krijgt een realistisch beeld van het vak waar je later gaat werken”, zegt Jonne. “De emoties, de complexiteit, het motiveert mij enorm om hiermee door te gaan.” Chamee knikt instemmend. “En het voelt goed om nu al iets te kunnen betekenen. Dit is niet zomaar een bijbaan; je draagt echt bij aan betere zorg”.

‍George vertelt: “Wat zij zeggen, vat eigenlijk perfect samen, wat wij met deze samenwerking willen bereiken. De Scribes ondersteunen onze behandelaren, maar groeien zelf ook. Ze bouwen mee aan een nieuwe manier van werken in de GGZ. Dit maakt deze samenwerking zo waardevol.

‍Nawoord: De samenwerking tussen GGZ Centraal en Het Scribe Collectief laat zien hoe jong talent en ervaren behandelaren elkaar kunnen versterken, Waar de inzet van Scribes aanvankelijk met enige scepsis werd ontvangen, is deze inzet inmiddels een onmisbare schakel geworden in het dagelijkse werk. Scribes verlichten de administratieve druk, vergroten het werkplezier van behandelaren en krijgen zelf een unieke kans om in de praktijk te leren. Er ontstaat een nieuwe vorm van samenwerken waarin iedereen wint: de organisatie, de behandelaar én de toekomstige generatie zorgprofessionals.