Aan het woord: Jasper Tilburg (meewerkend teamleider en psycholoog, Almere Zuid), Marcel Knijn (manager bedrijfsvoering regio Flevoland) en Natalie van der Teems (projectbegeleider Scribes, Het Scribe Collectief) bij GGZ Centraal.

De inzet van Scribes bij GGZ Centraal regio Flevoland begon niet als een groot veranderprogramma, maar vanuit een concrete situatie in de praktijk. Een paar jaar geleden hebben zij voor het eerst met Scribes samengewerkt. In één van de teams vond destijds een wisseling van behandelaar plaats, waarbij een Scribe heeft geholpen de dossiers te structureren en op orde te brengen. Hierdoor kon de nieuwe behandelaar soepel instappen. Op dat moment zagen we hoeveel verschil dit maakte en de behandelaren van dit gebiedsteam ontlastte, aldus Marcel.

Van praktische oplossing naar bredere inzet

Binnen de regio Flevoland was al langer de wens om de administratieve ondersteuning slimmer in te richten, dichter bij het team. “Het doel was helder,” vertelt Jasper. “Minder administratielast voor behandelaren geeft meer tijd en aandacht voor cliënten.”

Toen er ruimte ontstond om Scribes breder in te zetten, werd besloten dit regionaal aan te pakken: negen gebiedsteams en één deelspecialisme, het vluchtelingenprogramma, met inmiddels uitbreiding naar het team Persoonlijkheidsstoornissen. Marcel: “Het was een groot project, met een duidelijke aanleiding. Behandelaren komen door de overvolle agenda’s niet altijd toe aan tijdige of volledige registratie, wat weer leidt tot ‘inhaalacties’, (nog) hogere werkdruk en vaak minder werkplezier. Daarnaast is zeker niet elke behandelaar even vaardig of efficiënt als een goede administratieve ondersteuner kan zijn. Het kunnen inzetten van ondersteuning door Scribes, die taken kunnen overnemen van de behandelaren en het volledige registratieproces kunnen bewaken, was daarom zeer welkom.”

Meer zorg leveren met minder mensen

De inzet van Scribes viel samen met een periode van veranderingen in taakverdeling. Er werd opnieuw gekeken welke werkzaamheden behandelaren zelf moeten doen en welke verantwoord uitbesteed kunnen worden. Met de huidige arbeidsmarkt is het essentieel dat behandelaren zoveel mogelijk in direct contact zijn met cliënten en zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan administratie, wat zij vaak ook niet het leukste onderdeel van hun werk vinden. De Scribes hebben daarin administratieve taken kunnen overnemen.

Volgens Marcel was dit essentieel: zonder deze ondersteuning was het vrijwel onmogelijk geweest om de administratie op een structurele en snelle manier op orde te brengen, zonder dat dit ten koste ging van de tijd die aan de cliënt besteed kan worden.

Samenwerking in de praktijk

Natalie begeleidde het traject vanuit Het Scribe Collectief en richtte zich vooral op de samenwerking tussen teams en Scribes. “We zagen dat teams de Scribes al snel omarmden. Wanneer een Scribe proactief is, zelf informatie ophaalt en zich actief in het team beweegt, ontstaat er snel vertrouwen. Dat is een cruciale succesfactor.”

Volgens Jasper was dat ook zijn ervaring: “Onze Scribe (Ashley) was heel zelfstartend. Ze wachtte niet af, maar zocht actief contact met behandelaren. Dat maakt een enorm verschil.”

Natalie: “Binnen het Scribe-team zelf zie je ook veel onderlinge samenwerking. Ze leren van elkaar en voelen zich echt collega’s. Hun achtergrond als psychologiestudent helpt daarbij enorm: ze begrijpen de context en de gevoeligheden van het werk.”

Van openstaande administratieve taken naar structuur

“We zijn het project gestart om alle administratieve taken (zoals dossiers bijwerken en registraties afronden) bij te werken. Dankzij de inzet van Scribes hebben we hier nu meer grip op. Daarnaast zorgt dit voor een betere en snellere declarabiliteit.”

Jasper: “Onlangs hebben we een HKZ-audit gehad, waarbij de Scribes ook ondersteuning boden bij de administratie. Hierdoor konden de behandelaren hun tijd volledig besteden aan cliëntcontact. We hebben de audit succesvol doorlopen, wat het team bovendien veel vertrouwen heeft gegeven.”

Meer grip op de cliëntreis

De inzet van Scribes gaat verder dan alleen het wegwerken van achterstanden. In caseloadbesprekingen werd gekeken naar in- en uitstroom van cliënten en naar concrete vervolgacties. “Het hele proces van intake tot uitstroom is tegen het licht gehouden,” zegt Marcel. “Administratie wordt nu sneller bijgewerkt en er is beter zicht en grip op de caseload en de uitstroom.”

Teams krijgen bovendien de vrijheid om zelf te bepalen waarvoor zij de Scribe willen inzetten: ondersteuning bij planning en administratie bij audits en intakes, verslaglegging, het opschonen van dossiers of agendaplanning. Natalie: “Deze vrijheid zorgt ervoor dat de ondersteuning precies aansluit bij de behoeften van het team.”

Vooruitkijken

De volgende stap is het beter inzichtelijk maken van de effecten. “We willen laten zien wat deze inzet oplevert,” zegt Marcel. “Niet alleen in termen van administratie en registratie, maar ook in direct patiëntencontact, ervaren werkdruk en werkplezier.”

Natalie vult aan: “Vanuit Het Scribe Collectief kijken we nu samen hoe we dit beter kunnen meten: registratie, directe tijd, werkplezier. Dat helpt om de impact nog scherper te maken.”

Voor Jasper is de winst duidelijk: “Minder administratie betekent meer rust en meer ruimte voor het echte werk. Dat verhoogt het werkplezier en maakt GGZ Centraal ook aantrekkelijker als werkgever.”

‍