Aan het woord: GZ-psycholoog Ilse van der Plaat over haar eerste maanden met Robin

Sinds begin dit jaar is Ilse van der Plaat, GZ-psycholoog bij Youz Zoetermeer, een van de gebruikers van Robin – de AI-tool van Het Scribe Collectief. Samen met een aantal collega’s stapte zij in tijdens de pilotfase. Inmiddels zijn we een paar maanden verder en kijkt Ilse terug op haar ervaringen: “Robin is absoluut de toekomst, het fundament ligt en nu bouwen we verder.”
‍

Een slimme start – met hobbels

De eerste kennismaking met Robin verliep positief, vertelt Ilse. “In de basis ben ik enthousiast. Het idee dat ik zelf niet meer hoef te typen is heerlijk. Maar zoals bij elke nieuwe technologie kost de opstartfase wel even tijd. Zeker het finetunen van de prompts in de gesprekstemplates vroeg aandacht.” Niet iedereen op de afdeling stapte direct in. “Een collega gaf aan pas te willen starten als het systeem helemaal soepel loopt. Dat snap ik ook. Er is een generatie collega’s die dit graag omarmt – en een andere groep die het pas wil gebruiken als alles op een presenteerblaadje ligt.”
‍

Gebruiksgemak & interface: veelbelovend, maar nog niet af

De gebruikerservaring noemt Ilse “heel intuïtief”: “Het werkt logisch. Maar er zijn nog wat kleine verbeteringen mogelijk om het echt gebruiksvriendelijk te maken voor iedereen. Een interessante verbeteroptie zou de mogelijkheid zijn om templates te kunnen dupliceren voor collega’s -  – dat scheelt veel handmatig werk.”

Een ander belangrijk thema dat aan bod kwam in het gesprek, is de balans tussen privacy en gebruiksgemak. Robin werkt volgens ‘privacy by design’, dat betekent dat het transcript na de sessie direct wordt verwijderd en alleen de samenvatting bewaard blijft. Zo is de kans op het uitlekken van cliëntinformatie minimaal. Maar zoals Ilse opmerkt: “Als ik na afloop wil checken of Robin een voorbeeld goed heeft meegenomen, kan ik niet terugvallen op het transcript.” De afweging is dus duidelijk: geen transcript betekent maximale privacy, maar minder controle voor de behandelaar. Ilse en haar collega’s benadrukken dat dit spanningsveld tussen dataminimalisatie en werkgemak een aandachtspunt is voor verdere doorontwikkeling van Robin—een thema dat dus de komende maanden expliciet op de agenda staat binnen Het Scribe Collectief.
‍

Verslagkwaliteit: beter met de juiste instellingen

Ilse en haar team hebben meerdere prompts getest en aangepast. “We merkten het positieve effect van zelf prompts kunnen instellen en zijn daarmee flink gaan experimenteren om tot de gewenste output te komen. Inmiddels hebben we geleerd om heel precies te zijn in wat we vragen”. En het effect? Vooral bij uitgebreide gesprekken, zoals intakes of psychologisch onderzoek, ziet Ilse dat Robin tijd bespaart. “Bij gesprekken die wat minder uitgebreid zijn zoals evaluaties is het effect iets kleiner, maar nog steeds merkbaar. Zeker voor collega’s die niet snel typen, maakt Robin een groot verschil.”


Van begeleiding naar zelfstandigheid

Tijdens de implementatie was ook adoptie-scribe Alice betrokken. “Dat werkte fijn, al bleek het plannen van gezamenlijke sessies soms wel lastig. Hier zijn absoluut alternatieve opties voor te bedenken in de toekomst. Zeker als je gaat opschalen en je uitgaat van een train-de-trainer principe, waarbij wij weer onze eigen collega’s begeleiden in de opstart. Wat mij betreft hoeft er niet bij elk gebruik begeleiding te zijn – maar het helpt wel als je snel iemand kunt bereiken met vragen.” De overgang naar zelfstandig gebruik ging ook vlot. “Je snapt snel hoe het werkt. Maar een overzichtelijke handleiding of een soort checklist in de tool zelf zou nog wel helpen, zeker voor nieuwe gebruikers.”
‍

Robin in de praktijk: tijdswinst en toekomstpotentieel

Hoewel de échte tijdswinst bij Ilse nog niet volledig is benut, is ze overtuigd van het potentieel. “We staan nu op een kantelpunt. Als we de prompts echt op orde hebben én als op een veilige manier het transcript straks beschikbaar is, dan gaat het ons veel werk schelen. Daar ben ik van overtuigd.” Ze zou Robin zeker aanbevelen aan collega’s: “Niet omdat het nu al perfect is, maar omdat dit is hoe we meegroeien met de maatschappij. En omdat het uiteindelijk tijd gaat besparen en administratiedruk gaat verlichten.”

‍